Windows Vista im Blick: Teil 2 – Erweiterte Suchfunktionen

Bei jeder wissenschaftlichen und technischen Anwendung ist das Speichern von Daten auf eine Festplatte ein kritischer Punkt. Selbst gut durchdachte Anwendungen sind nutzlos, wenn die erfassten Daten nicht schnell gefunden und daraus später aussagekräftige Informationen extrahiert werden können. Datenbanken sind zwar zumeist der beste Ort, um Daten zu speichern, allerdings verleiten der untragbare Overhead und das Fachwissen, das zur Erstellung und Pflege von Datenbanken benötigt wird, Ingenieure und Wissenschaftler häufig dazu, lokal in verschiedensten Dateiformaten zu speichern.
Das neue Betriebssystem Windows Vista bietet erheblich verbesserte Suchfunktionen, um solche Dateien besser zu finden und zu organisieren. Jedoch besteht bei Ingenieuren und Wissenschaftlern oft zusätzlicher Bedarf im Hinblick auf den Zugriff auf gespeicherte Daten, den ein Suchvorgang unter Windows Vista nur bedingt erfüllen kann.

Dateisuche in Windows XP

Anwender eines Betriebssystems müssen immer wieder auf einem Rechner gespeicherte Daten finden. In Windows XP ist die Suche nach gespeicherten Informationen innerhalb von Dateien oft umständlich und langsam. Gemäß der Standardeinstellung werden Dateien in Windows XP nach Dateinamen und Text innerhalb der Datei gesucht. Dabei gibt es die Möglichkeit, den Suchvorgang durch Angabe eines Laufwerks, der Dateigröße oder von Groß- und Kleinschreibung einzugrenzen (Abbildung 1).

 

Abb. 1: Die Suchfunktionen unter Windows XP sind eine Verbesserung gegenüber früheren Versionen von Windows, aber sie haben immer noch mehrere entscheidende Einschränkungen wie etwa die Leistung.

Das Suchprogramm von Windows XP überlässt es vorwiegend dem Anwender, nach Dateien zu suchen. So muss dieser ungefähr wissen, wo eine Datei abgelegt ist oder wann er sie zuletzt bearbeitet hat. Die Suchfunktion ist zudem langsam. Wenn die Suchkriterien eingegeben wurden, wird mit der Suchschaltfläche der Suchvorgang gestartet. Erst dann beginnt Windows mit dem Durchsuchen der Festplatte, um die gewünschte Datei zu finden. Dieser Prozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen, sofern die Suche nicht durch Parameter eingegrenzt wurde. Die Suchergebnisse sind somit nicht sofort verfügbar.

Die Notwendigkeit besserer Suchfunktionen hatte die Entwicklung einiger Desktopsuchmaschinen von Drittanbietern zur Folge, darunter die beliebte Desktopsuche von Google. Diese Funktionen liefern umfassendere Ergebnisse in nur einem Bruchteil der Zeit, da sie mit einer Indexierung arbeiten. Bei Windows Vista verwendet Microsoft eine ähnliche Technologie, um die Suchfunktionen weitreichend zu verbessern. Das Resultat dieser Verbesserungen ist die Sofortsuche, eine Funktion, die fast augenblicklich Suchergebnisse liefert und auf die von fast jeder Stelle im Betriebssystem zugegriffen werden kann.

Sofortsuche

Die Möglichkeit zur Suche ist in jeden Bereich von Windows Vista präsent, angefangen beim Startmenü bis zum Windows Explorer. Die neue Sofortsuche steht fast überall zur Verfügung, die einzige Ausnahme dabei ist der Desktop selbst. Die Sofortsuche ist deshalb so hilfreich, weil der Anwender Dateien nicht mehr so betrachten muss, wie sie von einem Dateisystem betrachtet werden. Zusammengehörige Dateien, die sich aber an unterschiedlichen Speicherplätzen eines Computers befinden, sind mit wenigen Tastenanschlägen zugänglich.

Bei der Sofortsuche wird jede Datei des Rechners im Hintergrund indexiert. Das erfolgt mittels Metadaten, Dateiinhalt und Dateierstellungsdatum. So wird für die gesamte Festplatte eine Art Inhaltsverzeichnis angelegt. Werden Suchkriterien bei der Sofortsuche eingegeben, zeigt Windows Vista dynamisch passende Ergebnisse an. Das können Anwendungen, Internet-Favoriten, Dokumente, Datenträger, Kontaktdaten, Kalendereinträge oder E-Mails sein. Bei Eingabe zusätzliche Suchkriterien werden die Ergebnisse entsprechend gefiltert. Falls beim ersten Suchdurchlauf nicht genau die Dateien aufgelistet werden, die gesucht wurden, bietet die Sofortsuche erweiterte Funktionen zur Erstellung spezifischer Abfragen.

Die Sofortsuche ist Teil des Startmenüs und erscheint zudem am oberen rechten Rand jedes Explorers (Dokumentenexplorer, Systemsteuerung usw.). Sie ist kontextbezogen, d. h., sie optimiert Ergebnisse auf Grundlage des momentanen Tasks. Wird beispielsweise „Firewall“ in die Maske für die Sofortsuche der Systemsteuerung eingetragen, führt die Systemsteuerung alle Elemente auf, die mit der Änderung der Rechnereinstellungen für die Firewall zusammenhängen.

Startmenü

Der beste Zugriff auf die Sofortsuche erfolgt über das Startmenü, in dem Anwender die Suche nutzen können, um Anwendungen zu finden. Die Schaltfläche für die Sofortsuche befindet sich am unteren linken Rand des Startmenüs (Start Search, Abbildung 2).

 

Abb. 2: Das neu gestaltete Startmenü ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Sofortsuche über das Dialogfeld in der linken unteren Ecke.

Wird z. B. „ca“ eingegeben, öffnen sich mehrere Anwendungen. Die Eingabe „calc“ verkleinert die Liste und es werden nur die Anwendungen angezeigt, die den Wortbestandteil „calc“ enthalten, wie der Windows Calculator (siehe Abbildung 3). Den Abschnitt Alle Programme des Startmenüs gibt es auch weiterhin, er ist aber nicht mehr so notwendig wie zuvor, da man sich nicht merken muss, dass der Rechner (Calculator) Teil des Ordners Zubehör im Startmenü ist.

 

Abb. 3: Die Eingabe von „calc“ im Suchdialog des Startmenüs führt zu einem kontextbezogenen Ergebnis – die Software für den Rechner (Calulator) unter Windows.

Suchfenster

Das neue Suchfenster Suchen kann ebenfalls im Startmenü geöffnet werden (siehe Abbildung 4). Dieses Fenster dient als Ausgangspunkt für die Suche auf der gesamten Festplatte mithilfe von Standard- und erweiterten Suchvorgängen (Abbildung 5).

 

Abb. 4: Das Suchfenster wird durch Anklicken der Schaltfläche Suchen (Search) auf der rechten Seite des Startmenüs gestartet

Abb. 5: Im Standardfenster der Suche sind die Suchkriterien vom Anwender einzutragen.

So können beispielsweise alle Dateien gesucht werden, die sich mit Lizenzen befassen, indem „Lizenz“ (license) ins Dialogfeld der Sofortsuche in der oberen rechten Ecke des Explorers (Abbildung 6) eingegeben wird.

In der Sofortsuche werden sofort die relevantesten Ergebnisse angezeigt, also jede Datei, bei der das Wort „Lizenz“ Teil des Dateiinhalts oder der Metadaten ist. Eine erweiterte Suche kann mithilfe der Schaltfläche „Erweiterte Suche“ (Advanced Search) konfiguriert werden. Die Suche kann zeitlich eingeschränkt oder um weitere Suchkriterien (z. B. Autorenname) ergänzt werden.

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Abb. 6: Die Texteingabe im Suchexplorer liefert sofort Ergebnisse.

Metadaten in Windows Vista

Die bereits erwähnten Metadaten können als Eigenschaften (in Form von Schlüsselbegriffen) angesehen werden, die zur Datei selbst gehören. Diese Eigenschaften können beispielsweise den Tag enthalten, an dem die Datei angelegt wurde, den Autor einer Datei, Namen von Personen, die auf einem Foto abgebildet sind, oder die Anwendung, die zur Erstellung einer Datei benutzt wurde. Viele Anwendungen, wie etwa Microsoft Word, speichern Metadaten automatischen mit den Dateien, ohne dass der Anwender daran beteiligt ist.

Damit Abfragen erfolgreicher werden und sich Dateien einfacher finden lassen, können Dateieigenschaften unter Windows Vista bearbeitet werden. Metadaten werden am besten über das Vorschaufenster bearbeitet und verwaltet, das sich im unteren Bereich des Windows Explorers befindet. Dieses Fenster zeigt Informationen zum aktuellen Ordner (falls keine Dateien ausgewählt wurden), zur aktuell ausgewählten Datei oder zum Ordner oder auch zur momentanen Auswahl von mehreren Dateien.

Wird eine Datei im Windows Explorer ausgewählt, dann erscheinen im Vorschaufenster Bezeichnung, Klassifizierung sowie Metadaten speziell für diesen Dokumententyp, beispielsweise das Genre für eine Musikdatei. Einige dieser Daten können bearbeitet werden. Das geschieht über den Link Bearbeiten (Edit).

Speichern von Abfragen mit Suchordnern

Der innovativste Aspekt der erweiterten Suche in Windows besteht darin, dass Abfragen zur späteren Benutzung gespeichert werden können. Windows Vista hat das Konzept der Suchordner eingeführt. Dabei handelt es sich um ein leistungsstarkes neues Werkzeug, mit dem man Dateien an unterschiedlichen Speicherorten auf einem Rechner leicht finden und organisieren kann (Abbildungen 7 und 8). Ein Suchordner ist, einfach ausgedrückt, ein gespeicherter Suchvorgang. Durch Anklicken eines Suchordners wird eine gespeicherte Suchabfrage erneut aufgerufen und die aktuellsten Ergebnisse werden sofort angezeigt. Werden Dateien in Windows Vista um neue Metadaten ergänzt, so werden sie automatisch den vorhandenen gespeicherten Suchordnern hinzugefügt.

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Abb. 7: Durch Klicken auf Suche speichern (Save search) wird ein neuer Ordner angelegt.

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Abb. 8: Im Dialogfeld Suche speichern (Save search) können Suchordner benannt werden.

Anhand der Metadaten können die Suchordner zur virtuellen Gruppierung von Dateien genutzt werden. Die einzelnen Dateien müssen dazu nicht in verschiedene Ordner gezogen werden. Außerdem muss der Anwender nicht nachverfolgen können, wo eine bestimmte Datei liegt. Die physikalischen Speicherorte der Dateien sind irrelevant, da Ad-hoc-Dateisammlungen nach Bedarf zusammengestellt und genauso schnell wieder aufgelöst werden können, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Dateien zeitweise für eine bestimmte Aufgabe zusammenzustellen. Diese Tätigkeit erforderte bisher einen hohen manuellen Aufwand und hatte zur Folge, dass viele Kopien derselben Dateien abgelegt wurden.

Im Lieferumfang von Windows Vista sind bereits viele vorkonfigurierte Suchordner enthalten, so z. B. der Ordner Alle Anhänge (All attachments), in dem alle E-Mail-Anhänge aufgeführt werden, die sich auf einem Rechner befinden.

Datenrecherche: Über die Sofortsuche von Windows Vista hinaus

Die erweiterten Suchfunktionen von Windows Vista erfüllen den Wunsch vieler Anwender nach mehr Funktionalität und Komfort, werden den Ansprüchen von Ingenieuren und Wissenschaftlern jedoch nicht in allen Fällen genügen. Windows Vista ermöglicht es zwar, gespeicherte Dateien auf der Basis von Metadaten schnell wiederzufinden, unterstützt den Anwender jedoch nicht dabei, aus dem Dateiinhalt verwertbare Informationen zu gewinnen.

Es kann beispielsweise der Fall sein, dass Tausende von Dateien, in denen Messdaten von Experimenten oder Tests gespeichert wurden, vorhanden sind. Für fundierte Entscheidungen auf Basis der in diesen Dateien enthaltenen Informationen genügt es nicht, mittels Suchabfragen bestimmte Dateien aufzufinden und einzeln weiterzuverarbeiten. Vielmehr müssen aus dem gesamten Datenbestand ausgewählte Dateiinhalte zusammengetragen oder aber Trends in Messdaten über Dateigrenzen hinweg aufgedeckt werden. Solche Aufgaben lassen sich mit der Sofortsuche nicht lösen. Dazu sind weiterhin zusätzliche Softwarewerkzeuge erforderlich, wie z. B. der DIAdem DataFinder von National Instruments.

NI DIAdem ist die Standardsoftware von National Instruments für die technische Datenverarbeitung und beinhaltet leistungsfähige Werkzeuge für die Datenverwaltung, Analyse und Berichterstellung (Abbildung 9). In DIAdem integriert ist der DataFinder – eine Suchmaschine, die Ingenieuren und Wissenschaftlern ein schnelles Auffinden und Extrahieren von Daten aus umfangreichen Dateibeständen ermöglicht. Analog zur Windows-Sofortsuche indiziert der DIAdem DataFinder systematisch vom Anwender einstellbare Verzeichnisse und extrahiert aus den Dateien die enthaltenen Metadaten und Informationen zum Dateiinhalt.

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Abb. 9: Der DIAdem DataFinder unterstützt komplexe Suchen basierend auf Dateiinhalt und Metadaten.

Mit der in DIAdem integrieren Suchoberfläche des DataFinders sind einfache oder detaillierte Suchen nach beschreibenden Eigenschaften möglich. Sie erlaubt es Anwendern, ihren gesamten Dateibestand nach Daten zu durchforsten, die z. B. bestimmte Seriennummern, Prüfvorschriften oder Prüfergebnisse aufweisen. Solche Suchanfragen sind häufig sehr komplex, da sie auf einer Verknüpfung von verschiedenen, in den Dateien gespeicherten Metadaten beruhen. In DIAdem können Suchkriterien und Vorgabewerte aus dynamisch aktualisierten Vorschlagslisten ausgewählt werden. So kann der Anwender z. B. alle Testdateien finden, deren Name mit TR beginnt, die außerdem den Test_Status „Fail“ aufweisen und Temperaturkanäle mit einem Maximum >= 45 enthalten. Die gefundenen Dateien können anschließend in DIAdem analysiert und in aussagekräftigen Ergebnisberichten präsentiert werden. Eine weitere Besonderheit ist, dass die Suche so eingegrenzt werden kann, dass z. B. aus allen gefundenen Dateien nur die Messkanäle extrahiert werden, die bestimmte Eigenschaften aufweisen.

Gemeinsamkeiten mit der Sofortsuche

Wie die Sofortsuche ermöglicht der DIAdem DataFinder

• Interaktives Datensuchen - ohne Programmieraufwand oder Datenbankkenntnisse
• Auffinden archivierter Daten anhand beschreibender Eigenschaften (Metadaten)
• Speichern und wieder verwenden einmal durchgeführter Suchabfragen

Unterschiede zur Sofortsuche

Zusätzlich bietet der DIAdem DataFinder folgende Vorteile

• Einfaches Erstellen von DataPlugins für Dateiformate
• Komfortables Auswählen von Suchkriterien aus Vorschlagslisten
• Extrahieren von Dateiinhalten (z.B. Messkanäle mit bestimmten Eigenschaften)
• Direktes Verarbeiten der Suchergebnisse inklusive Berichterstellung in DIAdem
• NI DataFinder Edition für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen

Zusammenfassung

Insgesamt gesehen vereinfacht die Sofortsuche in Windows Vista den Vorgang zur Suche von auf einem PC gespeicherten Dateien sehr. Die Suche nach Informationen in Windows kommt jetzt wirklich der Suche nach Informationen im Internet gleich, wo die physikalischen Speicherorte von Dateien für den Anwender nicht von Bedeutung sind. Suchordner liefern leistungsfähige Mechanismen für die virtuelle Gruppierung von Dateien, so dass zugehörige Dateien schnell gefunden werden können. Im Falle von in Dateien gespeicherten technischen und wissenschaftlichen Daten können jedoch weitere Suchwerkzeuge erforderlich sein, um wichtige Informationen zu finden.

Weiterführende Informationen zu Vista

Lesen Sie das Whitepaper:  Windows Vista im Blick: Teil I – Neue Sicherheitseinstellungen 

Lesen Sie das Whitepaper: Fünf Dinge, die Sie über MS Vista wissen sollten

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